英語オンライン会議攻略法

2020.05.19 

 

ビジネス英語トレーナーの小林真美です。

 

リモートワークが増える中、英語でのオンライン会議のニーズが高まっていますね。

 

電話会議にはじまり、ZoomやGoogle Meetなどでのオンライン会議は、利便性も改めて認識され、今後も増加していくでしょう。

 

一方、「ZOOM疲れ」とか、”ZOOM Fatigue”なんて言葉が国内外で聞かれるようになっています。

 

母国語で行うオンライン会議は、回数を重ねるごとに”慣れ”ていきますが、英語になるとそう簡単ではありません。

 

英語のオンライン会議をスムーズに運ぶことができるまでに上達するには、”戦略的に”準備をすることが大事です。 戦略的な準備と、回数を重ねることで自信が持てるようになります。

 

この記事では、どんな準備をしていけばいいのか英語オンライン会議攻略法を詳しくお伝えします。

 

目次

英語オンライン会議は何といっても準備が大事

会議の写真

                                             
日本語で行われる会議は、突然声がかかって準備なしに参加したり、予想してなかった新しい話題がふられたりしても、なんとか取り繕う起点を利かせることができるものです。

ところが、英語で行われる会議でそういった場面に遭遇してしまうと、英語を母国語としない私たちが上手く切り抜けることは難しく、必要以上に緊張し、テンパってしまいます。


「何の話?」と一旦迷子になり始めると焦り始めて、一層聞取りが難しくなったりの悪循環に陥ったりすることも。

私も20数年英語での電話やビデオの会議を経験してきていますが、聞きなれない相手、かつアクセントの強い英語話者から、想定外の話題を振られてしまうと、一瞬ついていけないこともあります。


簡単じゃないけど、日頃の準備を怠らなければ、何とか乗り切れると思ってのぞんでください

事前の準備=アジェンダの確認は本当に大切

議事録というほど正式な文書はなくても、ビジネスですからオンライン会議の目的は明確なはずです。


このミーティングでは何を話すのか?

自分には何が求められているのか?

アップデートを聞くだけ?

意見を求められる?

確認しないといけなことは何?

などなど。

話題とそれぞれの職責によって、求められていることは明確なはずです。


何か意見したり、質問しなければならない時は、

「どういう言い方をすればわかってもらえるか。」

「この会議の相手に伝えるべき情報は何か。」

「どんな質問の仕方をしたら、ほしい答えがかえってくるか。」

つきつめて考えてください。


基本的に、

『情報は絞って、結論は先に、理由がある場合は3つを準備』

が一般的なガイドラインです。

事前にしっかり準備して当日のぞみましょう。


また、当日予想してない話題が出てきて真剣な議論に展開してしまいそうな時は・・・


「その件については、(予定になかったから)準備できてない。後日出直したい。」的なコメントを早めに入れる勇気も必要です!


経験的に言えますが、相手の反応は「あっ、そうなのね。」的な
軽いものが多いですよ。

英語オンライン会議中は気合いで集中

ホワイトボードを使って発表

英語のオンライン会議は会議室で行うことも、自宅などから行うことも増えてますね。

特に自宅では集中力をいかに維持するかが課題になります。

自由な環境での誘惑は厳禁

自宅から参加する場合、まわりに気が散るものがたくさんありますよね。

横に人がいないので、携帯チェックする誘惑や、近くにいる家族のことが気になったりすることも。

ただ、これは慣れない英語オンラインミーティングでは致命的です。

今、「自分にちょっと関係ないな・・・」と気を抜いていると、いつの間にかきちんと理解しないといけない話題にシフトしていて、急に意見もとめられたり。


”ながら”で会議にのぞむことは、40%くらい生産性を下げるという研究結果もあるそうです。


気が散るものは片付けておく、”今”目の前で起きているこの会議に集中してください。


そうすることで、「自分が意見をはさむ」タイミングも図りやすくなります。

意見をはさむタイミングの見極め方

オフラインであっても英語の会議は自分の意見を言うタイミングは難しいものです。

誰かが話している時に割いるのは、失礼だけど、タイミング逃すと、別の人が話出してしまったり。

場合によっては、話が別の方向に行ってしまって、結局意見するタイミング逃した・・・。

なんて失敗、私も数多く経験してきました。


話すか話さないかで、会議の貢献度が明確に出るのが英語の会議です。


黙って聞いて納得し、その後のやるべき仕事はちゃんとやるかた大丈夫。
そんな風に思っていると、いくらきちんと仕事をしても、残念な評価しか受けないことが多いです。


誰かが話しているときに重ねてしまうのは、オンライン会議のルール違反ではありますが、どうしても言わなければない時は、多少割言ってでも「言いたい事がある」と主張した方が良い場合もあります。

大事な場面では図々しくなってくださいね。

しっかり集中して、話しだすタイミングをチャンスをつかむようにしましょう。

英語オンライン会議で瞬発力を発揮できるフレーズをマスター

コーヒー

オフラインもオンラインも、仕事関係のミーティングというのは、汎用的なフレーズが頻繁に使用されています。

今日は何を話したいのか。

相手にはどんな意見があるのか、自分は何を言いたいのか。

質問したいときは何と言えばいいのか。

会議をまとめる時のわかりやすい表現は?


こういった場面場面で使うフレーズをしっかり覚えて、使えるようになっておくと、いざという時に口から発することができます。

英語オンライン会議は瞬発力が必須

いざという時に咄嗟に口から英語が出るようになるには、日ごろの準備・自主練が必要です。


先ずは、自分が出ている会議では、どういう話の展開がなされることが多いのか、自分なりのシナリオを作ってみてください。 


そして、それぞれの場面で自分が言いたいことは何かを書き出し、それをどう表現すればいいのか、論理的に、短い言葉でまとめてみてください。


英語の会議であっても、本質的に伝えるべきことは日本語の会議と変わりません。


ちょっとした例ですが、
財務・経理担当の私の場合は、誰かが何かを提案したら予算があるのかを確認する、マネージメントの承認をとっているかを確認するようにしています。

いずれも汎用的なフレーズで、準備していればすぐに口からでる程度のものです。

よくあるフレーズをしっかり覚える

会議の英語は、汎用的なものが多いものです。

今日の会議で自分が上手く言えなかったこと、十分に伝わらなかったことを、どう言ったらよかったのか、振返ってください。


そして、次回同じような状況に遭遇した際、学んでいたフレーズを是非使ってみてください。


また、会議の英語というのは、実は日常オフィスで起こるちょっとした会話にも大いに生かせるのもが多いです。


是非いろんなところで応用してみてください。

実際に使うことで、自分の中でそのフレーズや使い方が定着していきます。

オンライン特有の事態にも対応できるように!

オンライン会議のフレーズで忘れていけないので、”オンライン”だからこを起こる様々な問題(回線がよくないとか、共有画面が見れないとか)への対処のフレーズですね。


以下、代用的なものをいくつかご紹介します。


私たち見えますか?
Can you see us OK?


画面にまだ何も映っていません。
The screen is still blank.


回線が途切れ途切れになります。
The line keeps breaking up. 


システムを再起動します。
Let me reboot the system. 


もう少し大きな声で話して頂けますか?
Could you please speak up?


話していない時はミュートにしてください?
Could you put yourselves on mute when you are not talking?


今画面を共有しています。
I’m sharing my screen right now. 



こういった発言を咄嗟に言えるようになっておくと、余裕をもってオンライン会議に望むことができます!



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