ある程度英語の勉強をしてきて方でも、外国語でもある英語での電話は、予想以上に難しいと感じると思います。

私たちの日常会話は、相手の表情やジェスタチャーから、言わんとすることを読みとることが意外に多いものです。

それができない電話では、相手の言いたいことを理解することも、こちらの言いたい事を伝えるのも結構難しいということです。

 

E-メールやチャットでの連絡を主流になってきていますが、それでも電話を使うことはビジネスでも日常生活でもまだまだ多いです。

 

これから数回に渡り、ビジネスシーンでよくある状況を想定して、会話をご紹介します。

 

IT業界などはかなりカジュアルな表現を使うようですが、ここでご紹介する英語は、比較的改まったビジネス業界を念頭に置いています。

最初の挨拶をし、先方の名前を聞いて、要望に答える。　担当者につなげたり、メッセージを聞いたりする一連の流れを紹介します。

 

代表的な例文を最初に紹介します。　その後、同じような意味であるいくつかの表現を紹介しますので、気に入ったセンテンスを覚えて、使えるようになってください。

 

最初に使うフレーズ・挨拶

 

Good morning, Company X. How may I help you?

 

Good afternoon, Company X, Kobayashi speaking.   How can I help?

 

Hello, you’ve reached Company X.　　How can I help?

 

いずれも、「もしもし、こちらはX会社です。ご要件は何でしょうか？」

という意味です。

 

因みに、「内線電話をとる」ときはもっとシンプルです。

 

HR department, Kobayashi speaking.

 

「人事部の小林です。」　のように自分の部門と名前のみを伝えるので十分です。

 

相手の名前を聞く

 

Who’s calling, please?

 

May I have your name please?

 

Who am I speaking with?

 

通常、先方は自分の名前の後に、誰と話したいか言ってきますので、

次の表現につながります。

 

 

相手が誰と話したいか聞いた後の返答

 

Sure, one moment please.

 

Sure, let me check on that.

 

いずれも「少々お待ちください。」　です。

 

先方が話したい相手（彼、彼女）がいるか確認しますと伝えるのは、

 

Just a second.  I’ll see if he’s in.

 

Let me see if she’s available.

 

などが使えます。

 

Certainly. Please hold and I’ll put you through.

 

「かしこまりました。　お待ちくださいおつなぎします。」となります。

 

put you through = つなぐ　　という熟語です。

 

transfer を使って、

 

I’ll transfer you to his assistant.

「アシスタントにおつなぎいたします。」ということできます。

 

相手にちょっと待ってもらう場合は、

 

Can I put you on hold for a minute?

「少々、保留にさせて頂いていいですか？」と言う表現が使えます。」

 

メッセージを受け取る

 

先方が話したい、こちらの担当者が不在の場合は、メッセージを受け取ることを

オファーする必要があります。

 

先ずは、謝罪を言って彼女（彼）が電話に出られない旨を伝えましょう。

 

“I am afraid but she’s not available at the moment.”

 

I am afraid but  は後に来る悪いニュースを、申し訳ない気持ちをこめて伝える表現です。色々な場面で応用ができますのでこの機会に覚えてください。”not available”  「今、話ができない」　は便利な表現で、会議だか何かでお取り込み中ということです。

 

そして、メッセージを残しますかと聞きます。

Would you like to leave a message?
以下のような表現も使えます。

 

“He is in the meeting right now.  Can I take a message?”

「彼はただ今会議中です。　メッセージを伺いましょうか？」

 

“He is out of the office right now. Can I take a message?”

「彼はただ今外出中です。　メッセージを伺いましょうか？」

 

“She is on the business trip this week. Can I take a message?”

「彼女は今週出張中です。　メッセージを伺いましょうか？」

 

 

 

 

電話を終えるとき

 

メッセージも聞き取り、人通る要件は終わったかと思う場合も、さよならの前に

以下のセンテンスを使うようにしましょう。

 

Is there anything else I can help you with？

 

Is there anything else I can do for you?

いずれも「他にお手伝いできることありますか？」という意味です。

 

最後は、

Thanks for calling. Have a great day.

「お電話ありがとうございます。　良い一日を。」　でクローズします。