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ビジネス英語トレーナーの小林真美です。
リモートワークのあおりで、仕事の英文メールを書くことが増え、そこに時間がかかり過ぎてると、悩んでいる方も多いですよね。伝わる英文メールを書くには、英語フレーズ覚えたり、組み立て方を工夫するだけでは足りません。
英語のお悩みで多いのが、英文メールを書くのに時間がかかり過ぎている。
せっかく時間をかけて書いたのに、相手に意図が伝わらなかった・・・というものです。
最近は、一生懸命長文書いたのに、相手の返信がたった一言で、やる気がなくなった。
また、伝わってないのではないかと不安になった。という嘆きも増えています。
相手がスマホでメールを確認することも増えているので、後半の内容を読まないで返事してくるせっかちな人もいるんですよね。
オンライン会議が手軽になったのでメールじゃなくてちょっと話そうという機会も増え、チャットなどを活用する企業も増えていると思いますが、まだまだ”きちんと”した英語のメールが書けるスキルはビジネスパーソンの最強の武器です。
このブログでは、いかに悩まずに、相手に伝わる英文メールを書けるようになるか、その秘訣を解説します。
自分自身の現在進行形の苦労や経験踏まえて、本質的に大切なことをお伝えしてます。
内容は、動画でも確認いただけます。
目次
- ○ キーボードを打ち始める前に、先ずは事前準備を！
- ・誰に送るのか、どんな情報が適切かをしっかり考えよう
- ・メールの目的を明確にしよう
- ・送る相手、目的を踏まえて、メールの大枠を決めよう
- ○ コンテンツを整理
- ・メモやマインドマップなどにコンテンツを書き出そう
- ・基本構成を固めよう
- ○ ビジネスメールに必要な表現力を身に着けよう
- ・基礎的ミスで残念なメールにならないように
- ・便利表現をマスターして、文章にメリハリを
- ・自分のスタイルを確立していこう
- ○ もっと学びたい方へ
キーボードを打ち始める前に、先ずは事前準備を！
誰に送るのか、どんな情報が適切かをしっかり考えよう
私達がメールを書くとき、”自分”が何を伝えたいかに集中しがちです。
伝えたい事を上手くまとめるのは大事ですが、その前にこのメールは誰が読むのか、その人がどんな立場で、どんな情報を持っているのかをしっかり考えましょう。
英語で、
Put yourself in their shoes.
相手の立場になってみよう。
という表現がありますが、まさにその通り。
相手目線で考えた時、相手の理解レベルも踏まえて適切な情報量が見えてきます
同時に、あいさつなどを含めて、メール全体のFormalityはどの程度が適切かも判断できますね。
因みに、送信先のToに複数名いる場合は、キーパーソンを中心に考えると良いでしょう。
メールの目的を明確にしよう
情報共有なのか、決済の承認などすぐ返事がほしいのか、急ぎではないけれど、何か情報がほしいのかなどなど、メールの目的を一つに絞り、自分の中で混乱しないようにしましょう。
また、メール一件につき、案件（トピック）は一つというのが基本です。
同じ人に同時に2つの件でメールを送りたいとき、ついつい一本のメールで要件を書きたくなりますが、これはやめた方が無難です。
相手が見落としたり、それぞれの案件で別の人に質問や情報共有の目的でフォワードする必要が発生すると混乱を生じかねません。後日タイトルでメール検索するのも難しくなります。
ある一つの案件についての確認事項が複数ある場合などは、箇条書きの手法などを用いて、わかりやすく列挙するのなどの工夫をしましょう。
送る相手、目的を踏まえて、メールの大枠を決めよう
メールの受けての分析と、メールの目的を明確にすると、自ずとどの程度のボリュームのメールになるか、判断できます。
この過程で、メールを複数回に分けた方がいいかもしれないとか、場合によっては、メールで完結させるのではなく、口頭で伝えるべきものだという判断に変更することがあるかもしれません。
また「この件については、ひと事伝えたい！」などと、感情が高ぶっている時も、この過程でちょっと冷静になる・・・なんてこともありますね。
コンテンツを整理
メモやマインドマップなどにコンテンツを書き出そう
実際にメールを書き出す前に、メモやマインドマップなどに、コンテンツを書き出してみましょう。
自分が伝えたいと思っていること、伝えないといけないと思っている事を一旦全部網羅する意識で書き出します。
最終的には簡潔なメール作成を目指しますが、最初からそこにいこうとすると、必要なことを伝えきれないのではないかと、不安になります。一旦全部出し切るプロセスを準備段階でもつと、焦らずすみますし、思考を整理するのにも役立ちます。
その上で、前述したように、相手の立場にたって適切な情報量を絞り込み、ロジカルに流れるように意識して書き出す順番を決めていきます。
慣れてくればこのプロセスは短時間でできます。 無駄だと思ってもすぐに書き出してしまうより、より分かりやすく伝わるメールになり、最終的には時短につながります。
基本構成を固めよう
メールの基本構成は、以下です
Greeting
コンテンツ
締め
コンテンツのところで、相手がアクションを起こすために必要な情報を軸に書きましょう。
相手に判断を求めるようなメールでは、判断に必要な情報に絞るというイメージです。
長くなりがちな細かい説明は、詳細は添付という形にしたり、質問がきた時に補足するという手段も考えましょう。
相手が詳細を全て知りたいタイプか、ポイントだけを知りたいタイプかによっても、どの程度の情報を出すかが変わってくるので、外国人の上司と働く時は、その人のスタイルを早期に理解することも有効ですね。
まとめると、
大事なことは最初にもってくる
余計なことは思い切って断捨離
あきらめきれない時は、追加情報として最後に
といった流れです。
ビジネスメールに必要な表現力を身に着けよう
どんなにコンテンツがクリアーでも、基礎的な間違えは避ける努力をしましょう。対外的なメールの場合は、こちらへの信頼度に影響する（この人の理解、大丈夫かな？のような）こともあり、致命的にもなり兼ねません。
基礎的ミスで残念なメールにならないように
気を付けなければならない例は、既に起きたことなのか、現在もしくはこれからのことなのか不明瞭な時制の間違い。また、ダイレクト過ぎて、失礼ともとれる表現です。
拙著、『出世する人の英語』でも書きましたが、”please"を付けたら丁寧になると勘違いしている人が非常に多いです。
何かをお願いする時、命令文にPleaseをつけても、命令文であることは変わりません。
ちょっと上から目線になってしまうのです。
Woud you ~?
Coud you ~?
などを適宜使いましょう。
また私を含めて日本人の私達が苦戦するのが、冠詞（a/an や the) と 不可算名詞の使い方ではないかと思います。
冠詞については、以下の動画の解説を参照ください。
不可算名詞については、また改めて記事を書きたいと思います。
便利表現をマスターして、文章にメリハリを
ビジネスでの英会話と同じように、ビジネスメールにも、頻繁に使われる表現というのが存在します。
そういった表現は、自分でマニュアルを作成しておく、オンラインですぐ見れるメモ帳に入れて置くなどして、すぐに活用できるようにしておくのが便利です。
「こういう時は、あの表現」みたいに、適切な表現を引っ張ってくる感じですね。
ただ、機械的にコピペしてると、一生覚えません。コピペする度に、頭に叩き込み、いつかマニュアル見なくてもすぐ書けるようになることを意識してください。
また、余裕があったら、似たような意味の別の表現を考えてみると言うことも良いでしょう。
便利表現には、お礼のフレーズ、全体のメールをポジティブにするような表現、読み手が話の展開を追いやすくする”つなぎ言葉” (Additionally, By the way, However など）も学ぶようにしておきましょう。
また、jargonと言われる、普通の人には難しい専門用語を避ける、社内もしくは部門だけで使われている短縮形などを使わず、適切な表現を使うことも大事です。
自分のスタイルを確立していこう
ビジネスメールと大きいくくりでお話ししてきましたが、業種、職種、会社のカルチャーなどで、どのようなスタイルが好まれるかも変わってきます。
多くの英語ノンネイティブが働く、グローバルな組織では、クロスカルチャーへの配慮を意識すると同時に、より平易な表現で、誰もが同じ理解ができるコミュニケーションが好まれるようになってきています。
自分が上司や同僚から受けるメールを参考にしたりしながら、最終的には自分のスタイルを確立していくことを意識してください。
そして最後に、送信前には必ず proofreading（校正チェック）をお忘れなく。 スペルチェック機能を利用するのはもちろんですが、過信し過ぎず、自分の目でもう一度確認しましょう。間違ってる用語使ってるのに、その単語が実際存在していて（例：from とすべきところformになってた）、スペルチェックにひっかからず送ってしまぅた～なんて経験、私も数多くあります。
あの人のメールはわかりやすい、と誰からも言ってもらえるようになるのが目標です！
もっと学びたい方へ
Biz英語塾はビジネス英語トレーナーの小林真美による英語塾です。
オンラインでの個別指導レッスンを中心に、オンライン教材の提供、不定期に少人数ワークショップを東京（もしくはオンライン）で開催しています。
