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ビジネス英語トレーナーの小林真美です。
会計・ファイナンスプロフェッショナルを中心とするビジネスパーソンに英語アドバイスをしています。
会計・ファイナンスプロフェッショナルにとって、 会社の業績報告をわかりやすく報告できる英語力は、キャリアの大きな武器になります 。
数字を活用して論理的に、大事なことをしっかり伝えることと、そして数字の裏にある状況をわかりやすく伝えることが大切です。
これは、ビジネスパーソンすべてにとって、必要なスキルと言えるでしょう。
月次決算や四半期決算、年次決算など、頻度やタイミングによって報告の詳しさや変わりますが、基本の英語表現は変わりません。
ビジネスをしっかり理解すること、それを第三者に伝える適切な英語表現を身に着けること、その両輪がそろって初めてうまくいくものです。
今回の記事では、どのような組み立て方をすれば、わかりやすい業績報告ができるようなるのか、基本的な考え方を説明します。 最後には具体的な例文もいくつかご紹介しますので、参考にしてください。
目次
- ○ 報告を受け手（Audience）を意識しよう
- ○ 適切なKPIや指標を事前に決めよう
- ○ グラフや表など、ビジュアルに工夫しよう
- ○ コメントはどんな時でも前向きに
- ○ 業績報告に使える例文
- ○ まとめ
報告を受け手（Audience）を意識しよう
自分が話す相手がどういう立場にある人なのかを、先ずはしっかり意識しましょう。 その上で、何をどこまで詳細を加えて伝えるべきなのかを、事前に考え抜くことが成功の秘訣です。
必要以上に専門用語を使うのはやめること。 難しい言葉は極力避けて、会計やファイナンスの知識のない人にもわかりやすく説明を心がけましょう。
会計担当者の報告は、細かくなりすぎる傾向があります。
細かい報告を求める上司が相手であれば別ですが、往々にして細かい点を言いすぎると、最も大事なメッセージが伝わりにくくなります。
相手の理解や質問に応じて詳細を提示するなど、臨機応変に対応できるように工夫しましょう。
適切なKPIや指標を事前に決めよう
業界や業種によって、定期的に確認すべき財務的な指標は異なりますよね。
先ずは社内で代々受け継げられている指標をしっかり理解して、自分の言葉で説明できるようになりましょう。
そういったものが不足している場合や、視野を広げてみたい場合は、同業他社が何をトラックしているかを、アニュアルレポートなどを見て、調べてみましょう。
アニュアルレポートについては、前回の記事でもご紹介していますので参考にしてください。
指標として、一般的には、売上、粗利、営業利益率、一株利益、キャッシュフロー、売掛金回収比率
一般経費比率などなどがあります。いずれの指標を語る場合も、その数字の意味すること語れるようになること、足元の進捗は良いのか悪いのか、予定通りの推移なのか何か問題がありそうなのか、基本の理解をしっかりしましょう。
どの業種でも一様に大切なのが対予算の推移です。
Budget Varianceのトラッキングがしっかりできるように、分析方法や考えられる差異要因などの理解を深めることが大事です。
グラフや表など、ビジュアルに工夫しよう
定期的なレポートでは、毎回異なるグラフや表を使うのではなく、これはわかりやすい！と受けてに好評だった形式を毎回使いましょう。
ただし、ビジネスの進捗によっては、経営者などの視点も変わってきます。（ずっと同じテンプレートではなく）適度にブラッシュアップして使うことをお勧めします。
今使っているもがパーフェクトで改善の必要はないとか、グラフは不要などと最初から考えず、常に改善の余地と準備の効率化を考えることが大切ですね。
先にご紹介したアニュアルポートや、社内でレポート上手の人の報告書を参考にしたりして、工夫するようにしてください。
コメントはどんな時でも前向きに
英語環境で仕事をする場合、ビジネスが難しい局面にあっても、ネガティブに響くような物言いは避けるようにしてください。
現実的な報告をしているだけとこちらは考えていても、英語環境では想定以上に否定的にとられてしまうことがあります。
常に前向き姿勢（Foward looking）で、ビジネスの試練は乗り越えられるというトーンで報告をしましょう。
一方、潜在的なリスクや問題点をいち早くマネイジメントに報告することが、会計・ファイナンスプロフェッショナルの責任でもあります。
日頃から意識して会社の数字をモニターしていると、ビジネスの黄色信号にもいち早く気が付くはずです。
潜在的な問題点やリスクについては、事実を淡々と、そしてどう対処すれば良いかをチームで考えていきましょうというスタンスで報告してください。
リスクや問題点を指摘しつつ、ネガティブにならない、バランスをもった報告の仕方が非常に大事になってきます！
業績報告に使える例文
それでは、私の新著より、業績報告に応用して使えるフレーズをいくつかご紹介します。
I would like to give you some highlights of our sales performance last month.
先月の当社の売上実績の注目点をご紹介します。
Compared to last month, sales went up 12% this month.
前月に比べて、今月は売上が12%伸びました。
Sales were far more sluggish than last month due to the competition.
競争のため、先月に比べて売上はかなり落ち込みました。
One of the challenges we are facing is the hike in the price of oil.
私達が直面している課題の一つは、原油価格の上昇です。
The source of growth for the period is the new product.
期間の売上の伸びを牽引したのは新製品です。
One of the issues is high account receivables.
懸念点の一つは売上債権が増えていることです。
もっと学びたい方はこちらをチェックしてください！
まとめ
上記、今回お話しした４つのポイントです。
英語での業績報告を効果的に、そしてより効率的にこなせるよう、参考にしていただけたらと思います。
Biz英語塾はビジネス英語トレーナーの小林真美による英語塾です。
オンラインでの個別指導レッスンを中心に、オンライン教材の提供、不定期に少人数ワークショップを東京（もしくはオンライン）で開催しています。
