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ビジネス英語トレーナーの小林真美です。
日本である程度”英語”を使って仕事をしている方で、もっとも頻度が多く、時間を使っているのが英文メールではないでしょうか。
相手にしっかり伝わる英文メールになるには、ビジネスでの適切なトーン（表現）を使い、書く前にしっかり構成を組み立て、そのメールで伝えたい大事なことにフォーカスして書くことが大事です。
もったいぶらず、遠慮せず、結論を最初に書く習慣を身に着けましょう。
”結論”と言うと大げさに響くかもしれませんが、これはそのメールで”相手に起こしてほしいアクション”と置き換えることもできます。
リモートワークが続いてオンラインの会議などが増えると同時に、英語のメールを書く機会が増えた方が急増しています。オンライン会議の議事録やサマリーを英語で書く必要性が出た方もいるでしょう。
一方、対面で話をしていれば、相手の表情を見ながら補足や修正をしたりして、誤解を解くことができるものの、メールだけではそうはいきません。ちょっと誤解されてしまったり、うまく伝わらなかったり。 何度もメールが行き交ったり、もう一度書き直したりと、結局何時間もメールに時間を使ってしまっている、他の仕事を予定通りに進まないという、お悩みをよく聞きます。
私はビジネス英語トレーナーとして、多くのビジネスパーソンの方のメールを添削してきました。
その中で、感じることが多いのが、”残念なメール”です。
ここで私が言う”残念なメール”とは、英語の文法的な間違はほとんどない、失礼な言い回しなどもないのに、相手に主旨が伝わらないメールのことです。
これは日本人的な発想で、日本語の内容をそのまま英語にしようとすることから起こる問題です。私自身は日本人ですので日本人的な話の展開がわかりますし、受講生の方の業界や職種を知っていますので、そういった背景知識からメールの内容を推測することができます。
一方、そのような情報がなかったり、また日本人的発想のないネイティブが見たときに、本当に理解してもらえるのか、一番伝えたいことがしっかり伝わるのかが心配になる、そんな文章を書く人が多いです。
かく言う私も、30年前後、仕事で英語のメールを使っていますが、今でも中途半端に書いてしまったメールで、想定外の返答が返ってきたり、誤解されてがっくりすることもあります。
中途半端な英文メールは、その後の仕事を増やします。
そんな経験を踏まえて、ビジネスパーソンの方のために、相手に伝わるメールはどうやって書いたらいいのかを解説していきます。
こちらの記事は音声でもご案内しています。
目次
プロフェッショナルな正しいトーンを身に付けよう
ビジネスで使うメールですから、どんなに親しい同僚や部下に対してであっても、きちんとした文章で
書くことが大前提です。
あなたが書いたメールが転送され、別の人が目にすることもありますから、誰に見られても焦る必要のない、適切な表現で書くことを意識してください。
一方、英文メールの教材テキストなどでは、実務ではあまり見ることない、堅苦しいい表現が多くあります。そういった表現を使うのが適切かどうかを判断するのは、先ず自分のいる業界、会社、部門の人たちが、どのような表現やフォーマリティー（丁寧さ）を使っているかを、観察してみましょう。
私自身は金融機関、メーカー、NPOという多様な業界に所属してきていますが、比較的格硬い職場のためか、フレンドリー（親しみやすい）な表現ながらも、フォーマルなタイプのメールを書いてきました。
業種や会社によっては、カジュアルでインフォーマルなメールのやりとりをするケースもあるでしょう。しかしながら、皆さんが書いている文章は、ビジネスの場だと言う事は忘れないようにしてください。
丁寧とカジュアルな表現に迷ったら、丁寧な表現を一旦使う、崩しすぎないようにすることをお勧めしています。ネイティブではありませんので、崩し過ぎるのは危険です。
上司や先輩等の英文を見て、どういったトーンで書いているのか、自分の立場にあった、適切なトーンを身に付けるようにしましょう。
メールを書くにあたってこれは大事だというところを太字にしたり、下線を引いたりすることがあります。その辺もまた、ビジネス文書として適度な使い方、相手が見て不愉快にならないような強調の仕方も考えるようにしましょう。
テーマごとに使えるテンプレートを身に着けよう
何はともあれ、ビジネスEメールはとにかく論理的に内容をまとめることが大切です。そのためにも、テーマごとに使えるテンプレートを身に付けておくと便利です。
テンプレートといっても大げさなものではありません。基本的にメールはオープニングとボディー、クロージングという3段階になりますから、そのメールの内容の主旨に沿った、基本の型を準備しておくという意味です。
どのようなテンプレートがあるのかは、今後のブログ記事でもご紹介していきます。例えば、新規クライエントに対して面談をリクエストする初めてのメールであったり、同僚や上司に会議を招集するメールであったり、上司に何か報告するメールであったり、部下に何かを依頼するためのメールの基本の型を準備しおくようなイメージです。
そういったメールを書くときに、何から始めて、どのようなボディーを書き、最後のクロージングのところはどのように締めるのか、応用の利くテンプレートを持っておくと時短になります。
毎回毎回同じテンプレートというと、ちょっと一つ覚えになってしまうのではと危惧する人がいますが、ボディーの内容が違えば、いつも同じパターンのメールという印象を相手に与えることはありません。
もちろん、テンプレートは一生固定ではなく、少しずつ修正し、より洗練されたものになるようにすることを心がけましょう。
自分がどういうメールを書くことが多いのかを振り返ってみて、それに沿ったテンプレートを先ず準備してみてください。
メールの用件は1つに絞ることを徹底しよう！
ビジネスメールの用件は一つに絞る必要があります。
あれもこれも言おうとすると、必ずどれかに対する返答や対応がもれます。その後のやりとりでも、どちらの話をしているのか判断が難しくなります。
また、テーマよっては他の人にメールを転送して、意見を聞くと言うことが往々にありますが、別の案件が同じメールに出ていると、そのまま転送することもできずに不便です。
用件を一つに絞るというイメージとして、何かをリクエストするメールの例をあげてみます。
予算を作成するのでＡ，Ｂ，Cの三つの項目を順位してほしというリクエストメールの場合、”予算の作成リクエスト”が一つの用件です。その過程で必要になるものがA, B, Cの3つですという構成です。
同じ人に立て続けにメールを出すのは申し訳ないと、2つの用件を一つのメールに書こうとうする人がいますが、上記に上げた理由からもメールの用件は一つに絞ってください。
あれもこれも言うのではなく、とにかく大事なことに絞って情報は断捨離するようなイメージでメールを書いてみてください。
断捨離しきれず、どうしても付け加えたい背景や追加の情報については、Appendix(付録）になるようなイメージで、最後に補足的に記載することも考えてみましょう。
今回は相手にしっかり伝わる英文メールのか書き方について、ビジネスの場として適切なトーンで書くこと、構成をしっかり組み立てるために自分なりのテンプレートを作成して応用すること、メールの用件は一つに絞ることを解説しました。
ぜひ今回の記事を参考に、効率的にビジネスEメールが書けるようなスキルを身に着けてください。
Biz英語塾はビジネス英語トレーナーの小林真美による英語塾です。
オンラインでの個別指導レッスンを中心に、オンライン教材の提供、不定期に少人数ワークショップを東京（もしくはオンライン）で開催しています。
メールに使えるフレーズは以下の書著でもご紹介していますので、是非ご参考にしてください。
