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ビジネス英語トレーナーの小林真美です。
今回も、必ず伝わる英文ビジネスメールの書き方の続きを解説します。題して、あなたのビジネス英文メールをグレードアップする３つの秘訣。
オンライン化やデジタル化が進み、ビジネスでの重要なコミニケーションツールであるこ英文ビジネスメールは、これからも益々重要になります。
あるリサーチ会社（Review 42)の統計では、2019年に仕事をしている人が一日に受信するメールの平均は、約121通。この中には宣伝等も多くあり、実際に返信が必要となるメール数は40通程度とのことです。
メールの受信量は役職等によっても変わりますが、一日40通のメールにアクションが必要という数字は、納得感がある方も多いのではないでしょうか？
伝わる英文ビジネスメールを書くには、誰に送るメールなのかをしっかり考えて適切な内容構成にしていくこと、シンプルでいいのでプロフェッショナルな英文になるように意識すること、そして” Call-To-Action”であるメールの目的を明確にする文章を書くことが大切です。
今回は、大量の英文ビジネスメールを、いかに効率的に、そして質の高い文章にするのかの秘訣を、3つの観点から解説していきます。まとめたチャートも添付していますので、ぜひそちらを参照しながら、ブログ解説を読んだり、音声を聞いたりしてみてください。
音声でも解説しています。
目次
最初にメールの受け手が誰かをしっかり分析しよう！
Audience analysis と言われる手法ですが、メールを書き始める前に、先ず誰に向けて書くのかを冷静に考えましょう。相手が社内の人なのか、社外の人なのかによってEメール全体のフォーマリティ（丁寧さ）も変わってきます。また、上司に向けてなのか、同僚に向けてなのか、部下に対するものなのかによっても、表現方法が変わってきます。
相手をしっかり意識していく中で、メールに書くべき適切な情報を絞りましょう。適切な情報量を、相手に必要なものが何かをしっかり考えて上で、多すぎず少なすぎず、絞っていくことが大切です。
また、受け手によっては自分がいつも使っている技術的な用語（techinical jargon)や 単語のイニシャルを使用した略語（acronym）、短く表現する用語（abbreviation）を使うことを控えましょう。 誰が読んでもわかるような一般的な言葉に置き換える配慮が必要です。
プロフェッショナルなメールを仕上げる習慣をつけよう！！
ビジネスEメールはビジネスの場でのコミュニケーションです。きちんとした言い回しや表現を使って、受け手から信頼を受ける、プロフェッショナルな印象を与えるようにしましょう。
まず、凡ミスがないようにすることは大前提です。
第二外国語の英語を書いている私たちに、ミスを防ぐために必要な秘訣が、シンプルな表現を使うことです。英語は、日本語のように長く修飾語をつけて書くと分かりにくくなってしまう言語です。言いたい事が長くなる場合には、その文章を2つか3つに分けることができないかを考えてみてください。
そしてとても大事なのが、スペルミス等の凡ミスを避けるために、最後に確認する習慣をつけることです。送る前の最終段階で、一度声に出して読んでみるのがお勧めです。
可能であれば、ネイティブがよくやっている最後の文章から読んでみることにもトライしてみてください。最後から読むと、頭の中の情報がリフレッシュされて、新たな文章を見るような、新鮮な目でミスを見つけることができます。
次に、英文メールで何かを使えるということは、Cross Cultural な異文化コミュニケーションをしていることを意識してください。相手には、日本人としての背景知識はなく、また日本人のように行間を読むことを期待することもできません。
また英語でメールを書いている場合、受け手が必ずしも英語のネイティブではないかもしれません。
ビジネスのグローバル化の流れで、アジアの人たちと共通言語である英語を使ってメールでのコミュニケーションをしている人も非常に多いと思います。もしかしたら相手の英語力は、日本人のあなたより高くないかもしれません。受験英語などで鍛えた結果、普段はあまり使わない、難しい単語を知っている人が日本人には割と多いです。
そういったことも意識して、シンプルでわかりやすい表現で、誤解のない文章を書くようにしましょう。
一方、文化によっては本題に入る前の最初の挨拶であったり、相手を気遣うような儀礼的な文章を大事にする文化もありますので、徐々にそういった配慮もできるように目指しましょう。
プロフェッショナルなメールを書くことを仕上げる最後の秘訣は、メールを送る前、タイポ（スペルミス）がないことを確認した後、メールに入れているリンクや添付資料（Attachement)を確認することです。リンクが機能しているか、もしくは正しい添付資料がついているかの確認を忘れないでください。
私自身、スペルミスまで完了したところで安心してしまい、未完成の添付資料を間違って添付して送信してしまったこと・・・・少なからずあります。
目的 (Call-To-Action) を明確にしたメールにしよう
”Call-To-Action”という言葉、は「行動喚起」とか「行動のきっかけ」と日本語に訳されます。最近よく目にするこの表現、具体的にはあなたが送るメールを見て、相手に次に何をして欲しいのかを明確にするということです。
これを意識するだけで、メールの文章が非常に引き締まります。このメールを読んだら、何をして欲しいのかを、具体的に、時間軸も加えて書くようにしてください。
メールを読んでくれたら何を求めているかわかってくれるだろうという憶測は危険です。また、具体的に言い過ぎて失礼ではないかと危惧するのも杞憂です。
メールによっては、単なる情報共有の場合もあるでしょう。その場合は、現状を理解しておいてほしい、また新しい情報はいつごろに再度アップデートしますという内容を明記しましょう。
その他のメールのCall-To-Actionには、ミーティングを招集したり、何かを指示をしたり、質問や意見を聞くという様々な内容があります。
内容によって、具体的な情報を提供し、いつまでに返事や反応が必要なのか等、何をやって欲しいのかを分かりやすく明記してください。質問を聞いたり意見を聞いたりする時には、何に対していついつまでに返答して欲しいのかを書いてください。
相手も忙しいだろうからと、時間がある時に返事をくださいといった気配りは、ビジネスEメールの中では効果的ではないことが大半です。
具体的に書けば書くほど、あなたのCall-To-Actionに対しての期待する反応がかえってきます。
以上、今回は大量の英文ビジネスメールを、いかに効率的に、そして質の高い文章にするのかの秘訣を、3つの観点から解説してきました。まずは誰に送るメールなのかをしっかり考えて適切な内容構成にしていくこと、シンプルでいいのでプロフェッショナルな英文になるように意識すること、そして”Call-To-Action”である目的を明確にする文章を書くことを解説してきました。
ぜひ今回の記事を参考に、効率的に伝わるビジネスEメールが書けるようなスキルを身に着けてください。
Biz英語塾はビジネス英語トレーナーの小林真美による英語塾です。
オンラインでの個別指導レッスンを中心に、オンライン教材の提供、不定期に少人数ワークショップを東京（もしくはオンライン）で開催しています。
メールに使えるフレーズは以下の書著でもご紹介していますので、是非ご参考にしてください。
