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ビジネス英語トレーナーの小林真美です。
必ず伝わるビジネス英文メールを書く秘訣について、前回2回解説してきました。それぞれ3つの秘訣をお話ししていますので、まだ確認いただいてない方は、ぜひご一読ください！
今回は必ず伝わるビジネス英文メール第3弾。より具体的なアドバイスと、タイプ別、今すぐ使えるフレーズをご紹介します。
サクサクメールが書けるスキルを身に着ける秘訣は、ビジネスメールとして分かりやすい構成を理解し、状況ごとに適切なフレーズを上手く使うことです。
ビジネスの世界で使われている適切なフレーズをメールに組み入れることで、シンプルな英語で書いたメールが、各段にグレードアップしてプロフェッショナルな文章になります！
スッキリ伝わる英文ビジネスメールを書くためには、構成が大事です。 わかりやすい切り出し（Opening)から始めて、一番大事なメインボディー。そして、スマートに締めるためのクロージング（Closing)です。
今回は、まずはOpeningについて。ビジネスシーンやメールの主旨によって、どのような書き方があるのか、具体的なフレーズとあわせて紹介します。
解説をまとめたチャートも添付していますので、ぜひそちらを参照しながらブログを読んだり、音声を聞いたりしてみてください。
目次
Openingでメールの目的を明確に！
すっきり伝わる英文ビジネスメールを書くためには、まずは適切なオープニングが肝心です。
ポイントとなるのは3つです。
まずは適切な呼びかけから始めましょう
英語での呼びかけには、いくつか表現があります。どれだけフォーマルなものを使うのか、インフォーマルなものを使っていいのかは、相手との関係性や業界、会社、部門の文化などが影響してきます。そういった状況を判断して、適切な呼びかけを選びます。
具体的な例は以下です。
フォーマル）
男性：Dear Mr. Surname (苗字),
女性：Dear Ms. Surname (苗字),
★ 名前ではなく、苗字がくることに注意してください。
相手の性別がわからない場合、
To whom it may concern,
Dear Sir or Madam,
ともに「関係者各位」的な意味です。
Dear Sir or Madam, という表現、実は実務で見たことはほとんどありません。
To whom it may concern, の方が一般的です。
インフォーマル）
Dear First Name (名前),
Hi, First Name (名前),
Hello, First Name (名前),
To First Name (名前),
First Name (名前),
社内メールで一番使うのが、最後の相手のファーストネームだけです。
DearやHi を使わないことも多いですね。
また
Good morning Mike, とか
Good afternoon John, といった表現もあります。
ただ、相手がいつメールを読むのか不確かな場合は、避けた方がいいでしょう。
呼びかけのあと、カンマをつけるのが一般的ですが、カンマを省略することもあります。
また、カンマのかわりに：（コロン）を使う場合もありますが、これはよりフォーマルです。
出だしの表現はすっきり短く
日本語のビジネスメールで冒頭にくる、「お世話になっております。」と万能に使える表現、残念ながら英語にはありません。
英文ビジネスメールでは、こういった相手を気遣う表現、省いて本題に移行することも多いです。
何か一文入れたい場合は、状況に応じた表現を選ぶようにしましょう。
例えば、以下のような表現が使えます。
Hello, how are you doing?
こんにちは、いかがお過ごしですか？
I hope this email finds you well.
ご健勝のことと存じます。
I hope all is fine.
I hope everything goes well with you.
I hope you are doing great.
お変わりなくお過ごしと存じます。
（どれも同じような意味です。）
Thank you ～で始める表現もあります。
Thank you for your ongoing support.
日頃からのご愛顧、ありがとうございます。
Thank you for your daily support.
いつもありがとうございます。
Thank you for your continuous support as always.
変わらぬご愛護、ありがとうございます。
いずれにしろ、大げさになり過ぎない程度の表現を選びましょう。
前述したとおり、こういった文章を省いて書くメールも非常に多いです。
メールの主旨をスッキリまとめる一文
Openingでもっとも大事なのはメールの主旨をまとめた一文です。
タイトルとあわせて、その文章をみたら、メールの受け手がすぐに、このメールを読んで自分はどうしたらいいのかを、理解できるようにしてください。
メールの主旨にあったフレーズをマスターしましょう。
下記、いくつか例文をご紹介します。
【何かを知らせるメールの場合】
I am writing with regard to the budget.
予算に関してお知らせいたします。
I am contacting you because I would like to meet with you.
お会いしたいと思い、ご連絡しています。
I am writing to you to let you know about our goal.
我々の目標をお知らせしたいと思います。
I am writing to tell you about our issues.
我々の抱えている問題をお知らせします。
I am delighted to tell you about our decision.
我々の決断をお知らせするのを嬉しく思います
I would like to inform you of the plan for next year.
来年の計画をお知らせします。
This is just a quick reminder about our meeting next week.
来週の会議についての、リマインダーです。
ややカジュアルな書き出しでは、以下のような文章から始めることもできます。
Just to update you on ~
Just a note to say ~
【もらったメールに返信する場合】
I am writing in response to your email.
いただいたメールの返信です。
I am writing in reply to your questions about our pricing.
価格についてのご質問にお答えします。
Thank you for your email yesterday.
昨日メールありがとうございます。
In reply to your request, I am sending you our brochure.
ご要望にお応えして、パンフレットをお送りします。
以上、今回はスッキリ伝わる英文ビジネスメールを書くための秘訣ひとつ、ビジネスシーンに適切な切り出し方（Opening)、についてご紹介しました。
自分が書いているメールを読んで、相手にどうして欲しいのかを、しっかり意識しながら適切な表現を選んで書くことが大事です。
プロフェッショナルな書き出しで、是非あなたのメールをグレードアップし、よりプロフェッショナルなメールに仕上げてください！
Biz英語塾はビジネス英語トレーナーの小林真美による英語塾です。
オンラインでの個別指導レッスンを中心に、オンライン教材の提供、不定期に少人数ワークショップを東京（もしくはオンライン）で開催しています。
メールに使えるフレーズは以下の書著でもご紹介していますので、是非ご参考にしてください。
