ビジネス英文メールの書き出し３つのポイント・これを知っていればサクサクメールが書ける！

 

目次

• ○  伝わるメインボディーの書き出しヒント
• ○  毎日使う基本的なフレーズ
• ・何かを知らせる
• ・質問・確認する
• ・ミーティングをリクエストする
• ・もらったメールに返信する
• ・追加質問・フォローアップをする
• ・確認する
• ・変更を知らせる

伝わるメインボディーの書き出しヒント

オープニングの後にくるメインボディーは、メールの中で一番大事なところです。婉曲にまだらっこしく書くのではなく、失礼にならないことを留意しつつ直球の表現から始めてください。

このメールの主旨が何かを、受け手が最初の文を読んだら理解できるようにします。

日本語で書くメールより、ストレートにポイントを書きますので、英文メールに慣れてくると、日本語のメールよりもシンプルで書きやすいとすら感じるようになりますよ！

以下、状況ごとに使えるフレーズを紹介していきます。

毎日使う基本的なフレーズ

先ずは日頃のやり取りで頻繁に使うフレーズをご紹介します。例文を参考に、自分が遭遇するビジネスシーンを想定して、応用してください。基本のフレーズをストックしておくと、いざメールを書くときの時短になります。

何かを知らせる

We’re writing regarding the sales conference next year.
来年のセールス会議についてメールをお送りしています。

I wanted to update you about the status of Project X.
プロジェクトX の状況についてお知らせしたいと思います。

The purpose of this email is to give you a quick update on our project.
このメールではプロジェクトの簡単なアップデートをさせていただきます。


We are writing regarding ~ = ~について書いています
I wanted to update you about ~ =~ についてお知らせしたくて（ややインフォーマルです）
The purpose of this email is to ~ = ~についてお知らせするのがこのメールの目的です。（これ使えるようになると、いろいろ応用がききます！）

質問・確認する

Regarding your new product, we have a couple of questions.
御社の新商品について、いくつか質問があります。

Please let me know if you can attend the meeting on November 5th.
11 月5 日の会議に参加できるかお知らせください。


Regarding ~＝～について　（文頭に使える表現）
Please let me know if ~ = ~について教えてください。（これも汎用性の高い表現です。）

ミーティングをリクエストする

We would like to visit your office to explain our services.
私たちのサービスを説明するために、御社のオフィスを訪問したいと思います。

We would like to arrange a meeting with you to follow up on our conversation over the phone.
電話での会話をフォローアップするために、あなたとのミーティングを設定したいと思います。

Could you spare half an hour or so for us sometime this week?
今週中に30 分ほどお時間を割いていただけますか？

We would like to ~ / Could you ~ (ともに丁寧な表現ですので、社内・社外の相手両方に使えます）

もらったメールに返信する

Thank you for contacting us to set up a meeting.
ミーティングの設定についてお問い合わせいただき、ありがとうございます

With regard to your inquiry, we would like to answer this e-mail.
あなたからのお問い合わせについて、このメールでお答えします。

I am writing in reference to your inquiry which we received last week.
先週いただいたお問い合わせの件で、メールを差し上げています。


Thank you for ～＝～について感謝します。　（～には名詞や動名詞がきます）
With regard to～＝　～ついて、（文頭に使える表現）

追加質問・フォローアップをする

Could you tell me more about your new service?
新しいサービスについて、もっと詳しく教えてくださいますか？

Please find my three additional questions below.
以下の3 つの追加質問をご確認ください。

I would like to follow up on our earlier conversation about our new product.
私たちの新製品に関する、以前の会話をフォローアップしたいと思います。


I would to to follow up on ~ =~ にいてフォローアップしたい（メールでも会話でも、ビジネスシーンで頻度の高い表現です。）

確認する

We are contacting you regarding your next reservation, scheduled on July 1st.
7 月1 日に予定されている次の予約について、ご連絡いたします。

The purpose of this e-mail is to inquire about your availability for a conference
call next week.
このE メールの目的は、来週の電話会議に参加可能か問い合わせるものです。

In this e-mail, we would like to confirm a few points in our contracts with you.
このメールで、御社との契約について数点確認させていただきたく思います。


We are contacting you～　＝　連絡している。（進行形を使うことも多いです。）

変更を知らせる

We are writing to inform you of the date change for the next meeting.
次回の会議の日程変更について、お知らせします。

I am writing to let you know that this meeting has been postponed until Friday.
この会議が金曜日まで延期されたことをお知らせします。

I am writing to inform you of ~ / let you know that ~ = お知らせします。（正しい使い方を例文を暗記して覚えましょう。）

ビジネスシーンごとに、メール本題の書き出しフレーズをご紹介しました。今回ご紹介しきれない状況やフレーズがたくさんありますので、今後もブログでご紹介していきます。


Biz英語塾はビジネス英語トレーナーの小林真美による英語塾です。

オンラインでの個別指導レッスンを中心に、オンライン教材の提供、不定期に少人数ワークショップを東京（もしくはオンライン）で開催しています。

メールに使えるフレーズは以下の書著でもご紹介していますので、是非ご参考にしてください。

著書『リーダーのためのビジネス英語フレーズブック』明日香出版