オンライン・全国対応
ビジネス英語トレーナー の小林真美です。
グローバル人材として世界を相手に活躍したい人、またグローバル人材育成に従事する管理職の方に役立つ内容を書いています。
グローバル時代で活躍し続けるためには、自分のスキルを磨き続け、様々な分野を学び続けることが必要ですが、それには”時間”が必要です。
仕事だけでなく、人間力を高めるためには、日々の読書や他分野の人との交流。また旅行に出て見聞を広めるといったことも必要です。
私自身、そういった時間を捻出するために、どうしたら良いかと知恵を絞ると、日々の仕事の効率化アップが欠かせないと改めて感じます。
一応主婦なので、家事の時短という課題もあるのですが、もともとそんなに時間つかっていない（笑）と、宅配やお掃除ロボ、ほどほどの家事サポートも使っているので、そんなに改善ののりしろありません。
結局、一日8時間以上を使っている、オフィスの仕事の効率化が必須になってきます。
今回の記事は効果抜群の具体的なコツをあげてます。
目次
やりかけた事を浮気しないで終わらせる
一つの仕事に取り掛かっている時は、その他のことに気をとられないで、集中して終わらせてしまうことが大事です。
資料を作ってる、何かの分析をしている時にも継続的に入ってくるメールにいちいち気をとられたり、別の仕事に手を出してしまう、マルチタスクの取り組みは、圧倒的に非効率です。
私自身、気が付いたら書きかけのメールやら、読みかけの資料やら、作成途中のエクセルなどなど、複数のタブが開いたまま、次の会議に慌てて移動したりなんてことも。
忙しい時ほど、そんなカオスに陥り、心身ともに必要以上に疲労困憊してしまうことがあります。
まずは、今やってることを切りの良いところまでやり切る。メールを書き始めたら送信するまで集中する。目の前の仕事に集中するために、次にやる仕事の資料などはデスクに一旦しまう。
そんな習慣をつけると、一つ一つの処理が着実にすすみ、精神的にも余裕がでてきます。
仕事に自分で期限を設ける
気の向かない仕事ほど、現実逃避ではありませんが、ついつい他の仕事に気持ちが向きがちです。
厄介な仕事を後回しにして、余計気が重くなることってありませんか？
いつかやらなければならないことは、自分で締切を作って取り組みましょう。
イメージとして効果的なのが以下の２つ：
その仕事を上司やクライエントに説明しなければならい期限を想定して、時間的制限を設ける。
期限までに何とか仕上げないといけないというプレッシャーを自分にかけて、出来ることを、とにかくやり切る。
かなりマゾ的アプローチですが、効果抜群。
「この仕事が終わったら休暇だ～。」的なマインドコントロールを自分にかける。進行中の仕事を全部やっつけて、「行ってきま~す。」と仕事の後のバケーションに旅立つ、すがすがしさを思い出す感じ。
これは本当の休暇前にやるか、せめてロングウィークエンドの前に使うと効果的なテクニックです。
隙間時間を有効に使う
ミーティングや打ち合わせが定期的にあったりする日常で、頻繁に出てくるのがちょっとした隙間時間。
次の会議までにはあと数分ある場合、そのちょっとした時間で片づけられる仕事をやっつけてしまいましょう。
簡単なメールの返信、次の会議の日程調整、資料のファイリングや次週の予定の確認などなど。
サクッと効率的に取り組むことで、短時間にTo Do リストの一つをつぶすことができます。
時には、その短時間にストレッチをしたり、目薬さしてリンパのマッサージしたり。。。なんて簡単セルフケアをするのもおススメです。
集中・プチ休憩・ロング休憩のサイクルをつくる
ワークフロームホームも増え、一人で作業をすることが増えた人も多いでしょう。周囲にじゃまされない環境はいいのですが、その分自分でメリハリをつくり、仕事をコントロールすることが必要です。
25min 集中
5 min プチ休憩
25min 集中
5 min プチ休憩
25min 集中
15分のロング休憩
また25min 集中からのサイクルを繰り返す
上記のサイクルを2~3回、繰り返したところでランチタイムでしょうか。
本当に集中して仕事ができたら、遅めランチぐらいのタイミングで、一日の仕事が終わっていることもあるはずですよ。
また、プチ休憩の間に、メールにさっと目を通して、緊急のものがあれば次の集中時間に返事をする、そうでなければ切りの良い時間帯にメール返信時間を設定する。
そのような段取りで、メールに振り回されないようにすることもとっても大事です。
上司のメールに瞬時に答えることを優先すべきなのか、自分のペースは守り、仕事全体の質を向上しながら適度なタイミングでメールに返信すれば良いのか、自分で考えて行動しましょう。
通勤時間を有効に使う
朝の通勤時間は、どのように使っていますか？ 新聞読んだり、SNSをチェックしたり、音楽聴いたり、貴重な自分の時間ですよね。
仕事の効率化を上げるには、朝の通勤時間で頭のなかで一日の戦略を考えることに使うのも効果的です。
今朝はまず〇Xの仕事をやっつける。 その後はX△をやって、その次は・・・。とか、今日の会議では、〇Xについて、きちんと説明して承認を得るとか。
そして予定の仕事のすべてをこなして、5時にはさわやかに帰宅するイメージを持つことも大事。
一日の終わりのイメージを持つということができると、何かが変わってきます。
今回あげたアイデア、私自身が効果を感じているものですが、忘れないように定期的に見直していることでもあります。
何かピンとくるものがあったら、是非試してみてください。
Biz英語塾はビジネス英語トレーナーの小林真美による英語塾です。
オンラインでの個別指導レッスンを中心に、オンライン教材の提供、不定期に少人数ワークショップを東京（もしくはオンライン）で開催しています。
