ビジネス英語トレーナーの小林真美です。
 
必ず伝わるビジネス英文メールを短時間で書く秘訣をご紹介しています。シリーズで書いていますので、これまでのブログ記事もぜひ参考にしてください。

 

 

 
ビジネス英文メールの書き出し３つのポイント・これを知っていればサクサクメールが書ける！
 
ビジネス英文メール・これを使えば必ず伝わる・本文書き出し最強フレーズ（その１）
 
ビジネス英文メールはわかりやすい切り出し(Opening)から始めて、一番大事なメインボディー。そして、スマートに締めるためのクロージング（Closing)で成り立ちます。
 
今回は前回に続いて、一番大事なメインボディーをサクサク書けるために、知っておくと便利な表現第二弾です。
 
短時間でわかりやすい英文メールを書けるようになるには、状況ごとに適切な”書き出し”フレーズをうまく使えるようになることです。
 
この記事で例文で紹介する文章は、状況がマッチしたらすぐに使えます。基本形が身についら、単語を置き換えたり、接続詞や副詞を付け加えたりしながら、オリジナルのフレーズにしてみてくださいね。
 
 自分の引き出しに、必要なフレーズをストックしておくようなイメージで学習してください。そして学習したことを身に着けるには、実践ですぐに使ってみることが最も効果的です。 

 
マンネリ・翻訳サイトからのコピペ英文メールから卒業して、シンプルだけどわかりやすい、ちょっとプロフェッショナルなメールを書けるようになりましょう！
 
これまで何度もお話ししてきましたが、ポイントをまとめると、
 

 
最後のポイントは、私自身英語でのコミュニケーションの場数を踏んでいく中で、失敗を繰り返しながら徐々に学んできました。
 
このブログを読んで、ビジネスシーンでの適切な文章校正や表現を使えるようになっていけば、短時間で自然と身につくようになりまよ！
 
伝わるビジネス英文メールをサクサク書けると、情報や自分自身の思考の整理にも役立ち、英文メールに時間をとられるストレスが軽減します。浮いた時間で新たな仕事にとりかかったり、残業時間を減らして趣味や勉強に使える時間を増やしたり、生活の質を向上させることにもつながります。

目次

• ○  毎日使う基本的なフレーズ（その２）
• ・お礼のメール
• ・謝罪のメール
• ・断りのメール
• ・リマインダーのメール
• ・状況を確認するメール

毎日使う基本的なフレーズ（その２）

前回に続いて、頻繁に出てくる表現を紹介します

これは使える！と思ったら、自分のフレーズブックを作ってストックしていってくださいね。

すべて私自身が現場で実際に使ってきた、また頻繁に使われているのもを見た実践的な表現です。

お礼のメール

Thank you for contacting us.
ご連絡いただきありがとうございます。

I appreciate your immediate attention to this matter.
この問題にすぐにご注目いただき、ありがとうございます。

I would like to take this opportunity to express my gratitude toward you for
your wonderful support for the past year.
この機会に、この1 年間のすばらしい支援に対して、感謝の意を表したいと思
います。


”appreciate"＝感謝する　という動詞はとても重宝します。
以下の例文のように、if ~ とあわせて使うことも多いです。
この時、"if"の前に "it"が入ることに注意ください！

I appreciate it if you can visit our office in Shinjuku.
新宿にある私たちのオフィスを訪れていただければ幸いです。

謝罪のメール

We would like to apologize for any inconvenience caused.
ご不便をおかけして申し訳ございません。

Please accept our apologies for the delay of the shipment.
出荷が遅れ、おわび申し上げます。

We’re deeply sorry that these issues have caused some inconvenience at your
operation.
これらの問題がお仕事でご不便をおかけして大変申し訳ございません。


英語圏の人は謝らないと、すごい勘違いしている人がいますが、迷惑かけた時は上記のような表現で、しっかり謝罪の気持ちを伝えましょう。

断りのメール

I’m sorry, but I will not be able to attend the meeting next month.
申し訳ありませんが、来月の会議に参加することはできません。

We regret to inform you that the material you ordered is no longer available.
あいにく、ご注文いただいた材料は、現在ご提供できません。

We are afraid we are not able to process your application at this moment.
残念ながら、現時点では申請を受け付けられません。


断りのメール、遠慮して遠まわしに言いすぎると、誤解されてしまいます。
上記の例文のような書き出しで始めると、一瞬で「あ～、ダメなんだ・・・。」と相手に伝わりますね。

リマインダーのメール

I would like to follow up with my previous email.
前回のメールの件、どうなっているでしょうか。

If you haven’t already, please take a moment to complete the survey.
まだなようでしたら、お時間をとってアンケートをご記入ください。

This is just a friendly reminder that I am waiting for your confirmation.
確認のお返事をお待ちしていると、念のためお伝えいたします。


リマインダーのメールって、かなり気をつかいますよね。
相手との関係性も考えながら、頻度やどれだけ丁寧にするのかを判断しましょう。

社内やオンライン会議で顔を見て話す機会があれば、「あれどうなってますか？」って聞いてしまう方がいいことも多いです。

状況を確認するメール

Have you had a chance to work on the sales report?
販売レポートを作成する機会はありましたか？

Would you please let me know the status of my hiring?
採用の状況をお知らせいただけますでしょうか？

Could you look into the matter urgently to find out how to resolve this issue?
この問題を解決する方法を見つけるために、緊急に問題を調べてもらえます
か？



ビジネスシーンごとに、メール本題の書き出しフレーズの第二弾をご紹介しました。次回以降も、ちょっと特殊な状況を含め、「こういう時って何て言うの？」というお悩みを解決するフレーズをご紹介していきます。


Biz英語塾はビジネス英語トレーナーの小林真美による英語塾です。

オンラインでの個別指導レッスンを中心に、オンライン教材の提供、不定期に少人数ワークショップを東京（もしくはオンライン）で開催しています。


今回ご紹介したフレーズは、以下の本でもご紹介しています。

著書『リーダーのためのビジネス英語フレーズブック』明日香出版